Choć 81 proc. polskich przedsiębiorców wie, że mogą przenieść koszty windykacji na dłużnika, to tylko 59 proc. w tej grupie faktycznie z tego korzysta – wynika z badania „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”*, przeprowadzonego na zlecenie Kaczmarski Inkasso. Najmniej skłonne do stosowania tego rozwiązania są mikrofirmy, robi to tylko 38 proc. z nich, podczas gdy wśród średnich przedsiębiorstw ponad 80 proc. Rezygnują z braku doświadczenia, obawy o utratę klienta lub wiary w to, że dłużnicy dobrowolnie zapłacą. 

Zaległości finansowe firm, widniejące w bazie danych Krajowego Rejestru Długów, sięgają obecnie 10,8 mld zł. Obciążają one ponad 267 tys. podmiotów. Średnie zadłużenie wynosi 40,4 tys. zł. Na kumulowanie się nieuregulowanych zobowiązań ma wpływ zarówno aktualna sytuacja gospodarcza w kraju oraz koniunktura w poszczególnych branżach, jak i reagowanie przez firmy na brak płatności od kontrahentów.

Świadomość jest, ale praktyka kuleje

Polskie prawo daje szeroki wachlarz możliwości dochodzenia należności i wywierania presji na dłużników. Są to m.in. wpisywanie ich do Krajowego Rejestru Długów, windykacja polubowna i sądowa, uzyskanie rekompensaty za opóźnienie w płatnościach czy obciążenie kosztami przeprowadzonej windykacji. Tymczasem, jak pokazuje badanie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso, znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności od klientów wśród przedsiębiorców pozostawia wiele do życzenia. Mimo że część z nich je zna, ma opory przed korzystaniem. Jednym z nich jest windykacja na koszt dłużnika. Pozwala na nią Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Jednak spośród 81 proc. przedsiębiorców, którzy wiedzą o tym rozwiązaniu, aż 41 proc., go nie stosuje. Praktyka ta maleje wraz z wielkością firmy.

Najpierw wydają, później pieniądze wracają

Kaczmarski Inkasso sprawdziło w badaniu, czy przedsiębiorcy wiedzą, na czym polega windykacja na koszt dłużnika. Tylko co 4. wśród tych, wdrożyli u siebie to rozwiązanie, wskazał prawidłową odpowiedź, czyli że wierzyciel najpierw płaci za usługę odzyskania należności firmie windykacyjnej lub prawnikowi, a potem jej koszt jest przenoszony na niesolidnego kontrahenta. Aż 45 proc. błędnie uważa, że sposób obciążania dłużnika zależy od umowy wierzyciela z firmą windykacyjną. Jednocześnie 1/4  niepoprawnie myśli, że firma windykacyjna od razu pobiera opłatę od dłużnika. Wśród badanych 6 proc. nie wie, jak działa ten proces.

Znajomość zasad działania windykacji na koszt dłużnika

Przedsiębiorstwa, które decydują się przenieść koszty windykacji na dłużnika, jako najważniejszy argument przemawiający za tym rozwiązaniem wskazują to, że skoro to on jest odpowiedzialny za brak zapłaty, powinien także pokryć koszty procesu odzyskania pieniędzy. Tą zasadą kieruje się 54 proc. w tej grupie badanych. Ponad połowa zwraca uwagę, że windykacja na koszt dłużnika stanowi skuteczny sposób na zdyscyplinowanie dłużników, a 45 proc., że przyspiesza odzyskiwanie należności. Co 3. przedsiębiorca podkreśla, że skoro istnieją takie przepisy, warto po nie sięgnąć. Z kolei 31 proc. dostrzega w tym mechanizmie korzyść, bo pomaga on ograniczyć opóźnienia płatności od innych kontrahentów.

– Przedsiębiorcy korzystający z windykacji na koszt dłużnika widzą w tym realne korzyści. Nie tylko szybciej odzyskują należności, ale też ograniczają zatory płatnicze i poprawiają płynność finansową. To logiczne podejście. Skoro to dłużnik spowodował problem, powinien ponieść jego konsekwencje. Mamy tu także efekt prewencyjny – dłużnicy, wiedząc, że to oni pokryją koszty windykacji, częściej regulują zobowiązania w terminie. Wcześniej traktowali pieniądze należne kontrahentowi jako nieoprocentowany kredyt. Nasze doświadczenia w odzyskiwaniu należności zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i małych i średnich firm pokazują, że te, które konsekwentnie stosują ten mechanizm, skuteczniej egzekwują zapłatę i rzadziej borykają się z nieuczciwymi kontrahentami – wyjaśnia Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.

Argumenty za obciążaniem dłużnika kosztami odzyskiwania należności

Chcieliby, a boją się

Natomiast wśród firm, które nie korzystają z możliwości przenoszenia kosztów na windykowanych, głównym powodem rezygnacji jest przeświadczenie, że dłużnicy zapłacą dobrowolnie. Jest o tym przekonanych 40 proc. z tego grona. Co 4. przedsiębiorca uważa, że nie mając doświadczenia w dochodzeniu kosztów windykacji, nie powinien wchodzić na tę drogę. Niemal tyle samo, bo 23 proc. obawia się utraty klienta, a ponad 1/5 przedsiębiorstw sądzi, że koszty są za małe, by angażować się w odzyskiwanie należności. W odczuciu 14 proc. procedura jest zbyt złożona. 

– Wyniki badania pokazują, że wielu przedsiębiorców rezygnuje z przenoszenia kosztów windykacji na dłużnika raczej z powodu nieuzasadnionych obaw niż rzeczywistych przeszkód prawnych. Aż 40 procent liczy na dobrowolną spłatę, co niestety w wielu przypadkach kończy się na pobożnych życzeniach i prowadzi do przewlekłych problemów z płynnością finansową firmy. Widać to w danych Krajowego Rejestru Długów, do którego wpisano 10,8 miliarda złotych zaległości przedsiębiorstw. Z kolei niepokój o utratę klienta wskazuje na wciąż niską świadomość, że zapłaty można skutecznie dochodzić w sposób, który nie zrazi dłużnika ani nie skłoni go do rezygnacji ze współpracy. Co więcej, będzie ona kontynuowana bez opóźnień w rozliczeniach – zauważa Jakub Kostecki.

Windykacja na koszt dłużnika jest możliwa za pośrednictwem firmy windykacyjnej czy kancelarii prawnej bądź na własną rękę. Przedsiębiorca wysyła wówczas notę obciążeniową dla dłużnika, która zawiera koszty, jakie poniósł w związku z odzyskaniem należności. Jeśli korzystał z pomocy firmy windykacyjnej w egzekwowaniu zapłaty od dłużnika, to ona przeprowadzi cały proces. 

– Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych pozwala na przerzucenie wydatków poniesionych w trakcie windykacji na dłużnika, ale nie dzieje się to automatycznie. Jeśli przedsiębiorca robi to za pośrednictwem firmy windykacyjnej, musi w umowie z nią zawrzeć taki zapis. Następnie sam pokrywa koszty odzyskania zapłaty od klienta, a dopiero potem zleca ich wyegzekwowanie. Z naszej praktyki wynika, że jeśli dłużnik ma pieniądze na spłatę zaległości, to ma też i na pokrycie dodatkowych kosztów. Dobrze, aby przedsiębiorcy wiedzieli, że prawo daje im taką możliwość i z niej korzystali. Dzięki temu zapewnią większą stabilność finansową swojej firmie – podsumowuje Jakub Kostecki.

*Badanie „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”, zostało zrealizowane przez IMAS International na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w marcu 2025 r. metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 419 przedsiębiorstw z sektora MŚP wśród osób decyzyjnych, tj. z zarządów, na kierowniczych stanowiskach i właścicieli firm.

Źródło: materiały prasowe. Zdjęcie ilustracyjne – fot. Shutterstock.