Profesjonalna firma windykacyjna powinna oferować m.in.: usługi prewencyjne, czyli ocenę i monitorowanie sytuacji kontrahenta, a także nadzorowanie bieżących płatności, zapewniać profesjonalną windykację polubowną wraz z zabezpieczeniem należności, windykację sądową aż po nadzorowanie egzekucji komorniczej.
– Gdy firma ma trudności z odzyskaniem swoich należności, powinna działać od razu. Im szybciej podejmie odpowiednie kroki, tym większe ma szanse odzyskać należności. Jeśli nie ma własnego działu windykacji, warto powierzyć odzyskanie pieniędzy profesjonalistom. Współczesna windykacja proponuje zestaw prawnych procedur i narzędzi, którymi efektywnie posługują się specjaliści – mówi Maciej Jasiński, dyrektor działu windykacji w Coface.
Atutem jest własna wywiadownia, dzięki której szybko sprawdza się dłużnika. Warto się także dowiedzieć, czy firma windykacyjna ma wykwalifikowanych specjalistów, własny dział prawny, współpracuje z renomowanymi kancelariami, zna procedury prawne dochodzenia i zabezpieczania roszczeń, rozpoznaje mechanizmy przepływu środków w poszczególnych branżach, stosuje różnorodne techniki windykacji. – Jeżeli nasze przedsiębiorstwo działa w specyficznej branży, poszukajmy firmy, która specjalizuje się w odzyskiwaniu należności w tym właśnie sektorze, np. windykacja długów w służbie zdrowia, w górnictwie. Taka firma gwarantuje znajomość realiów i zwyczajów płatniczych we wskazanym środowisku – dodaje Jasiński.
Filie w wielu krajach
Przedsiębiorstwa, które zawierają zagraniczne kontrakty, powinny wybierać firmy mające przedstawicielstwa na całym świecie. Istotne jest działanie w ramach światowej sieci. Stała współpraca z biurami w innych krajach pozwala szybciej i skuteczniej windykować należności od odbiorców z tych państw. – Przewaga współpracy z zagranicznymi biurami polega przede wszystkim na znajomości lokalnych uwarunkowań prawnych, zwyczajów płatniczych i specyfiki działania przedsiębiorstw w kraju dłużnika – mówi ekspert z Coface.
Spore znaczenie ma także wielkość firmy windykacyjnej. – Duże firmy mają zdecydowanie więcej możliwości działania, szerszy dostęp do informacji, które będzie można wykorzystać, np. w trakcie procesu windykacji. Ponadto oferują konkurencyjne ceny i co najważniejsze, muszą przestrzegać jako rynkowi liderzy  najwyższych standardów w działaniu – dodaje.
Koszty ustalane indywidualnie
Istotną kwestią podczas podejmowania decyzji o wyborze windykatora jest cena usług. Koszty windykacji zależą przede wszystkim od portfela należności (wieku należności, struktury, kwoty kapitału). – Profesjonaliści zawsze pracują na zasadzie tzw. prowizji za sukces. Oznacza to, że niezależnie od tego, ile wysiłku zostało włożone w odzyskiwanie należności, jeżeli nie odzyskano nic, klient nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. Sama wysokość prowizji zawsze jest negocjowana przez obie strony. Na cenę wpływa wartość przekazanej sprawy oraz okres przeterminowania. Łatwiej odzyskać długi przeterminowane 30 dni niż długi przeterminowane 120 dni po dacie wymagalności. Co więcej, w przypadku tych ostatnich na pewno czynione już były wielokrotnie bezskuteczne starania o ich odzyskanie, czy to przez samego wierzyciela, czy przez inne podmioty zewnętrzne – dodaje specjalista.
Przynależność do organizacji
Na rynku istnieją organizacje zrzeszające firmy windykacyjne. Jedną z nich jest Polski Związek Windykacji, który w żaden sposób nie reklamuje podmiotów w nim zrzeszonych, jednak dzięki wnikliwiej analizie rzetelności swoich członków, może rekomendować współpracę z daną firmą.
 – Ponadto możemy przyjąć, iż sam fakt, że firmy zrzeszają się w takiej organizacji, sugeruje, że chcą one dbać o najwyższe standardy, dążą do wzajemnej wymiany poglądów, wpływania na polepszenie ustawodawstwa w zakresie związanym z procesami windykacyjnymi – mówi Maciej Jasiński.
Szczegółowe zapisy poza umową
Jeśli już wybierzemy odpowiednią firmę, należy dokładnie przyjrzeć się umowie. Umowa windykacyjna powinna być zrozumiała. Powinny znaleźć się w niej kluczowe zapisy, które pozwolą na przejrzystą i dobrą współpracę pomiędzy stronami. Dla klienta najbardziej istotne jest określenie w umowie czasu, na jaki upoważnia firmę windykacyjną do działania w swoim imieniu i na swoją rzecz, oraz określenie czasu, kiedy prowizja jest należna, w jakich przypadkach podmiot windykacyjny nie powinien naliczyć prowizji, w jaki sposób strony umówiły się co do przyjmowania wpłat od dłużnika: czy na rachunek wierzyciela, czy na rachunek firmy windykacyjnej.
Ważne są też zapisy związane z odpowiedzialnością stron, sytuacjami, w których strony mogą odstąpić od umowy, i zaznaczeniem, jakie rodzi to konsekwencje. – Zawsze zachęcam do zapoznawania się z ogólnymi warunkami windykacji, które dołączane są do zlecenia. O ile samo zlecenie ma bardzo uproszczoną formę, o tyle wszystkie istotne elementy dotyczące jego wykonywania ujmowane są z reguły w bardziej szczegółowych regulaminach – podpowiada Jasiński.