Realizacja każdego projektu napotyka na swojej drodze na różne ograniczenia. Najistotniejsze z nich to:
• zakres – reprezentuje uzgodnione działania projektu oraz wymagania i wiąże się z odpowiedzią na pytanie: „Czy spełnione zostały cele projektu?”
• czas – oznacza czas trwania projektu i odpowiada na pytanie: „Czy projekt został zrealizowany w wyznaczonym terminie?”
• koszt – oznacza ogólny koszt projektu wyrażony w złotych i odpowiada na pytanie: „Czy projekt został zrealizowany w ramach zaplanowanego budżetu?”
• zasoby – odnoszą się do ludzi i niezbędnego w trakcie realizacji projektu wyposażenia
• jakość – wyraża stopień zaspokojenia oczekiwań klientów i wiąże się z odpowiedzią na pytanie: „Czy klienci są zadowoleni?”.
W przypadku realizacji projektów z udziałem środków unijnych, przed ich wyasygnowaniem należy pamiętać, że dobry projekt powinien udzielić odpowiedzi na następujące pytania:
1) Do czego przyczyni się jego realizacja?
2) Dlaczego podejmuje się taki projekt?
3) W jaki sposób będzie on realizowany?
4) Kto jest odpowiedzialny za jego realizację?
5) Jaka grupa skorzysta w wyniku jego realizacji?
6) W jakim czasie będzie realizowany i kiedy przyniesie rezultaty?
7) Jakie zasoby są potrzebne dla realizacji celu?
Są to istotne pytania silnie powiązane z zawartością każdego wniosku unijnego, niezależnie od tego, czy będziemy realizować projekty inwestycyjne czy tzw. miękkie. Praktyka współczesnych organizacji pokazuje, że samo wyodrębnienie projektów w systemie planowania, zwłaszcza w sytuacji silnego ich powiązania z kosztami i efektami, nie zapewnia oczekiwanej efektywności działań, nie przeciwdziała wymykaniu się realizacji projektów spod kontroli. Konieczne jest stworzenie stosownych rygorów. Temu służy zarządzanie projektami, którego istotą jest uchwycenie całości niezbędnych działań koncepcyjnych, planistycznych, wykonawczych, kontrolnych itd., oparcie ich na mniej lub bardziej sformalizowanych zasadach i procedurach oraz zorganizowanie w jeden proces, przebiegający w odpowiednich do konkretnych warunków ramach organizacyjnych.
SŁAWOMIR KOWALSKI
Cały artykuł w numerze 4/2013 Eurogospodarki.