W momencie powstania zatorów przedsiębiorcy podejmują działania, aby odzyskać swoje pieniądze. Większość rozpoczyna od telefonów z monitem, czasem wizyt u dłużnika. Wszyscy wysyłają wezwania do zapłaty. Ostatecznie gros spraw kończy się wniesieniem pozwu do sądu. Każda z tych czynności, nawet wykonywana dorywczo, wiąże się z kosztami. Przedsiębiorcy wychodzą jednak z założenia, że nawet jeżeli nie odniosą sukcesu w samodzielnej windykacji, to przynajmniej nic ich to nie kosztuje. – Chcieliśmy pokazać, że to nieprawda. Większość firm zlecających windykację wcześniej przez wiele tygodni, nawet miesięcy bez skutku próbowała własnymi siłami odzyskać należność i poniosła związane z tym koszty – mówi Danuta Czapeczko, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu Pragma Inkaso SA. Kalkulator pozwala oszacować podstawowe koszty administracyjne, pracownicze i techniczne obsługi długu. Zgodnie z różnymi szacunkami ekspertów straty wynikające z nieterminowego regulowania należności przez kontrahentów stanowią blisko 8 proc. wszystkich kosztów prowadzenia działalności. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się zlecić windykację profesjonalnej firmie będzie mógł jej kosztami obciążyć dłużnika.
Jak działa kalkulator? 
Wprowadzamy dane o nominale długu, liczbie wykonanych telefonów, wyjazdów i wysłanych do dłużnika monitów oraz konsultacji prawniczych i otrzymujemy przybliżony koszt obsługi długu na etapie polubownym i sądowym. W przypadku windykacji sądowej kalkulator pozwala precyzyjnie obliczyć koszty, sumując wysokość wpisu sądowego i koszty zastępstwa procesowego, określone ściśle w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości w zależności od wartości przedmiotu sporu. Przykładowo, z kalkulacji za pomocą narzędzia udostępnionego przez Pragma Inkaso dla długu o nominale 60 tys. zł (zakładając, że pracownik oddelegowany do windykacji pobierający wynagrodzenie wysokości 3 tys. zł wykona siedem telefonów do dłużnika, wyśle dwa wezwania do zapłaty i złoży trzy wizyty w siedzibie dłużnika oddalonej o 60 km od firmy oraz skorzysta z dwóch konsultacji z prawnikiem) wynika, że firma poniosła  koszt 682 zł, a wspomniane działania pochłonęły co najmniej 12 roboczych godzin i 34 min. W przypadku gdy działania polubowne nie odniosą skutku i przedsiębiorca skieruje wniosek do sądu o wydanie nakazu zapłaty, w większości wypadków tak właśnie jest, czas windykacji wydłuży się o co najmniej godzinę, a koszty wzrosną już do 7301 zł. Warto też podkreślić, że koszty te dotyczą windykacji prowadzonej wobec tylko jednego dłużnika.
To tylko część kosztów
Autorzy oprogramowania podkreślają, że kalkulator uwzględnia tylko podstawowe koszty. Do tych wartości przedsiębiorca powinien doliczyć koszt wyłączenia z obrotu znacznych sum, które zamiast pracować, kredytują działalność dłużnika. Przedsiębiorca bezskutecznie oczekujący zapłaty należności nierzadko ponosi koszty zaciągnięcia kredytu obrotowego. Marża, procent, odsetki to niebagatelne sumy, które stanowią dodatkowy koszt fiaska windykacji polubownej. To samo dotyczy czasu. Dane, które wynikają z kalkulatora dotyczą wyłącznie aktywnych roboczogodzin. Do tego dochodzi jeszcze czas potrzebny na przeprowadzenie wszystkich procedur. Z praktyki kancelarii prawnej Pragma Inkaso wynika, że czas sądowego dochodzenia roszczeń w naszym kraju to średnio dwa lata.
 Tania windykacja
Kalkulator oblicza koszty windykacji, które przedsiębiorcy ponoszą bez względu na efekt. Firmy windykacyjne pobierają wynagrodzenie za sukces, więc przedsiębiorcy ponoszą je tylko wówczas, gdy gotówkę rzeczywiście uda się odzyskać. Autorzy oprogramowania podkreślają, że największym błędem popełnianym przez wierzycieli jest zwlekanie z egzekwowaniem należności. Największe szanse odzyskania długu są w przypadku wierzytelności o niewielkim stopniu przeterminowania, poniżej 3 miesięcy. Ponadto odzyskanie długu na etapie polubownym to oszczędność czasu i pieniędzy. – Przy wysokich nominałach długów koszty sądowe mogą być rzeczywiście dużym obciążeniem. Pamiętajmy, że wpis sądowy i koszty zastępstwa procesowego przedsiębiorcy muszą ponieść najczęściej wtedy, kiedy już mają kłopoty finansowe spowodowane bezskutecznym oczekiwaniem na zapłatę przez klientów. Firma windykacyjna może zaproponować kredytowanie tych kosztów lub windykację z zaliczkowym finansowaniem przyszłych spłat od dłużnika. Większość podejmie się też odzyskania kosztów własnej prowizji od dłużnika, bo taką możliwość stwarza ustawa o terminach zapłaty – dodaje Danuta Czapeczko.
Kalkulator udostępnia Spółka Pragma Inkaso zajmująca się edukacją w zakresie zarządzania płynnością i ryzykiem finansowym. Dostępny pod adresem www.oszczedzajnawindykacji.pl