Przedsiębiorcy często się obawiają, że gdy przekażą do biura windykacji informację o zadłużonych kontrahentach, ci odbiorą to jako brak zaufania. Boją się także, że dalsze działania windykatorów naruszą lub zniszczą długo budowane relacje z odbiorcą. Czy rzeczywiście windykacja zagraża dobrym relacjom dostawcy z odbiorcą?
– Windykacja jako taka nie powinna zagrażać dobrym relacjom dostawcy z odbiorcą. Ale źle przeprowadzony proces, bez względu na to, czy będzie on prowadzony przez firmę zewnętrzną czy przez nas samych, z pewnością może pogorszyć nasze relacje z klientem. Zatem musimy mieć pewność, że przekazując proces windykacyjny zewnętrznej firmie, ona wykona go prawidłowo. Dlatego ważne jest, by korzystać z renomowanych firm lub sprawdzonych rozwiązań windykacyjnych.
A gdy spojrzymy na to oczami długoletniego kontrahenta, który zawsze płacił na czas, był sumienny, rzetelny, ale od paru miesięcy zalega z płatnościami. W jaki sposób taki partner może odebrać informację, że zajmie się nim firma windykacyjna?
– Ważne jest, aby kontrahenci nie byli zaskakiwani taką informacją. Dobrze jest powiadomić partnerów handlowych, że nawiązaliśmy współpracę z firmą windykacyjną po to, żeby zapewnić wysokie standardy całego procesu posprzedażowego. Taka decyzja oznacza profesjonalne podejście również do tej sfery naszej działalności, która związana jest z odzyskiwaniem należności. Wprowadzenie poprawnego i pełnego procesu windykacyjnego może tylko poprawić nasz wizerunek. Profesjonalnie przygotowany monit, e-mail lub SMS będą lepsze od wiadomości wysyłanych przez pracowników firmy, która oczekuje na płatności. Pamiętajmy, że windykacja polubowna polega również na próbie ustalenia wspólnie z kontrahentem drogi rozwiązania zaistniałej sytuacji. Jeśli się okazuje, że partner biznesowy popadł w tarapaty finansowe, powinniśmy to uwzględnić i ustalić odpowiedni plan spłaty należności. Okazanie woli pomocy kontrahentowi nie może być przez niego źle odebrane, ale prawdopodobnie umocni więź między nami a nim.
A może warto uczulić windykatora, by łagodniej obchodził się z kontrahentami, na których najbardziej nam szczególnie zależy?
– Po pierwsze, chciałbym zaznaczyć, że powinno nam zależeć na każdym kontrahencie. Owszem, często się zdarza, że niektórzy kontrahenci są dla nas ważniejsi, ale proces windykacyjny powinien uwzględniać wszystkich kontrahentów. Kluczem do sukcesu jest konsekwencja. Powinniśmy doprowadzić do tego, że nasz partner biznesowy dokładnie wie, czego może się spodziewać w przypadku opóźnionej należności. Że w przypadku opóźnień z płatnością na pewno skontaktujemy się z nim, żeby ustalić, co się stało. Jeśli mamy różne kategorie kontrahentów, do których chcemy podejść inaczej w procesie windykacyjnym, to możemy podzielić ich na grupy i dla każdej określić odpowiedni plan windykacyjny. Na przykład, do jednych wysyłamy częste monity za pomocą e-maili i SMS, do drugich tylko w określonych przypadkach,
a z pozostałymi kontaktujemy się bezpośrednio. Należy zawsze pamiętać, aby trzymać się ustalonego procesu. Decydując się zatem na przekazanie go firmie zewnętrznej, musimy być pewni, że firma jest w stanie wykonać zaplanowane przez nas kroki.
Dlaczego zatem firmy zwlekają z podjęciem współpracy z windykatorem, skoro nie mają nic do stracenia?
– Według mnie polskie przedsiębiorstwa nie do końca rozumieją, co oznacza profesjonalna windykacja polubowna jako naturalny proces kontynuacji sprzedaży i że w dzisiejszych czasach można zlecić to firmom trzecim. Pamiętajmy, że proces windykacji rozpoczyna się w momencie wystawienia faktury z odroczoną płatnością.
Wysłanie e-maila z załączoną fakturą i prośbą o terminową płatność jest pierwszym krokiem windykacyjnym. Czy wiadomość, w której prosimy o terminową płatność, zostanie źle odebrana? Raczej nie. Czy kolejny e-mail z informacją o zbliżającym się terminie płatności i prośbą o ewentualny kontakt w przypadku wątpliwości co do faktury będzie źle odebrany? Prawdopodobnie nie. Również każdy kolejny monit w procesie polubownej windykacji nie zostanie źle odebrany, jeśli jest rozsądny. Podkreślam raz jeszcze, że proces windykacyjny na etapie windykacji polubownej ma na celu znalezienie wraz z kontrahentem wspólnej drogi rozwiązania zaistniałej sytuacji, wygodnej dla nas i dla niego. Nie powinniśmy się obawiać, że proces windykacyjny zepsuje nasze relacje z kontrahentem, tylko się zastanowić, czy proces ten zostanie przeprowadzony prawidłowo.
Które działania windykatorów są źle odbierane przez dłużników?
– Na etapie windykacji polubownej zawsze powinniśmy traktować kontrahentów łagodnie, ponieważ powinno nam zależeć na każdym z nich. Wprowadzając takie podejście do procesu windykacyjnego, nie doprowadzimy do sytuacji, w której którykolwiek z dłużników źle odbierze nasze działania. Szacunek do innych powinien zawsze być zachowany. Owszem, może się okazać, że trafimy na nieuczciwe przedsiębiorstwo, które finansuje swój biznes naszymi należnościami, ale czy użycie siły poprawi nasze szanse na odzyskanie długu? Jeśli dłużnik od samego początku nie miał zamiaru zapłacić w terminie, wszystko, co możemy zrobić na tym etapie, to być konsekwentnym. Może przypominając mu łagodnie o tym, że pamiętamy o naszej należności, i doprowadzimy do tego, że pierwszym długiem, który spłaci kontrahent, będzie właśnie ten wobec nas.
