W czasach spowolnienia gospodarczego, poważnym wyzwaniem dla firm jest zapewnienie terminowego spływu należności za sprzedane towary lub usługi. Opóźnianie płatności, a tym samym finansowanie własnej działalności kosztem dostawców jest przejawem trudności, z jakimi borykają się małe i średnie przedsiębiorstwa.
– Trudniejszy dostęp do kredytów bankowych, rosnąca konkurencja przy malejącej sprzedaży powodują, że firmy niechętnie płacą sobie wzajemnie na czas. Przedsiębiorcy poszukują skutecznych narzędzi i metod przyspieszana spływu bieżących należności oraz „miękkiego” dyscyplinowania kontrahentów, ale wyłącznie takich, które nie wpływają negatywnie na relacje z nimi – mówi Piotr Kaźmierczak, członek zarządu Euleo, ekspert Akademii Rozważnej Firmy.
Kolejka do pieniędzy
Z danych Euleo wynika, że kontrahenci, którzy odczuwają pogorszenie płynności finansowej, po pierwsze płacą daniny publiczne (podatki, składki ZUS) oraz wypłacają pensje pracownikom. W drugiej kolejności zaspokajają dostawców mediów (prąd, woda, gaz) i usług telekomunikacyjnych. Na końcu tej kolejki znajdują się dostawcy towarów, materiałów czy usług. – Z tym że ważniejsze są płatności kierowane do kluczowych dostawców, którzy zapewniają ruch w biznesie, niż do tych mniej istotnych, bez których można przetrwać. I to właśnie ci ostatni czekają na pieniądze najdłużej. W latach 2012–2014 aż 95 proc. firm płaciło w terminie lub z niewielką zwłoką (do siedmiu dni), jeżeli odpowiednio przypomniano im o konieczności i terminie zapłaty zobowiązań – mówi Kaźmierczak.
Prześwietlanie partnera
W biznesie bardzo ważne jest sprawdzenie wiarygodności finansowej przyszłego kooperanta – stanowi to bowiem podstawową ochronę interesów firmy i pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia zatorów płatniczych. Jest wiele możliwości, by ograniczyć ryzyko nawiązania współpracy z niepewnym finansowo kooperantem. W porównaniu z twardą windykacją, która jest kosztowna i czasochłonna, miękka windykacja oraz analiza ryzyka to sposób na nieuczciwych kontrahentów w przystępnej cenie. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy potencjalnemu kontrahentowi zdarzały się wcześniej sytuacje związane z opóźnieniami lub niewypłacalnością. Można to zauważyć w dostarczonych przez kontrahenta dokumentach lub przeprowadzając nieoficjalne wywiady środowiskowe wśród firm wcześniej z nim współpracujących. Informacje można też zaczerpnąć z rejestrów dłużników prowadzonych przez biura informacji gospodarczej, które na bieżąco monitorują poszczególne przedsiębiorstwa. Tego typu biura w ciągu kilku sekund udostępniają wiedzę o aktualnym zadłużeniu. Wystarczy nawiązać z nimi współpracę, by dowiedzieć się wszyst-kiego o potencjalnym partnerze biznesowym. Udostępniony przez nie raport zawiera zapis, czy przedsiębiorstwo figuruje w rejestrze dłużników, na jaką kwotę zalega oraz kto umieścił te dane w bazie.
Rozmowy o pieniądzach
Bardzo istotne jest również regularne nadzorowanie płatności oraz systematyczne przypominanie o zapłacie – to właśnie monitoring należności, zwany często monitoringiem faktur. Firma, która potrafi profesjonalnie zorganizować proces przypominania o płatnościach, będzie zaspokojona szybciej niż ta, która nie odrobiła zadania domowego w tym zakresie. – I często bywa, że skuteczny dostawca sznurowadeł otrzymuje zapłatę wcześniej niż mniej zapobiegliwy dostawca butów. W sytuacji deficytu środków firmy płacą temu, kto najskuteczniej upomina się o zapłatę – mówi ekspert z Euleo.
Monitorowanie należności odbywa się zazwyczaj poprzez kontakt telefoniczny. Procedura monitów telefonicznych obsługiwana jest przez działy finansowe, a czasami nawet samych właścicieli firm. – W trakcie rozmów o finansach padają z obu stron argumenty odwołujące się do wyjątkowej sytuacji firmy, trudności rynkowych, zatorów finansowych, wyrozumiałości, historii współpracy. Rozmowy te stanowią swoistego rodzaju rytuał, w którym każda ze stron przyjmuje określone role. Sprzedawca chce jak najszybciej uzyskać zapłatę, dla odbiorcy najważniejsza jest prezentacja wiarygodnego usprawiedliwienia i wyczucie, jaką tolerancję na zwłokę faktycznie akceptuje jego rozmówca. Czasami w trakcie rozmowy uwalniają się silne emocje, całkowicie zbędne w biznesie, szkodzące wzajemnym relacjom – opowiada Piotr Kaźmierczak.
Zwykle tego typu rozmowy odbywają się pod koniec miesiąca. – Kontrahenci znają już na pamięć ten rytm. Są przygotowani, mają w zanadrzu dobre argumenty i wymówki. Wiedzą, że po jednym uciążliwym telefonie dostaną znowu czas, czyli darmowe kredytowanie na kolejny miesiąc. To właśnie niesystematyczność w działaniu ma znaczny wpływ na niską skuteczność podejmowanych działań w firmach. Trzeba zdać sobie sprawę, że zbyt silna presja wywierana na kontrahencie skutkuje nierzadko zaburzeniem relacji biznesowych, budowanych i pielęgnowanych przez długie lata – dodaje ekspert. Nie oznacza to, że przypominanie o płatnościach przez telefon nie ma sensu. – Wręcz przeciwnie, to bardzo dobra metoda, jeśli jest wkomponowana w systemowy, automatyczny monitoring należności. Aby monitoring był skuteczny, musi być m.in.: logiczny, systematyczny, powtarzalny, przewidywalny. Ponadto efekty działań powinny być w pełni mierzalne. Monitoringowi musi towarzyszyć także stałe sprawdzanie, czy kontrahent nie ma problemów finansowych – uważa Kaźmierczak.
Automatyczny monitoring
Jednym z narzędzi dla firm z sektora MŚP mogą być internetowe systemy zarządzania należnościami, które oferują m.in. automatyczny monitoring faktur.
Wystarczy, że osoba odpowiedzialna za finanse w firmie będzie umieszczać systematycznie na platformie internetowej dane kontrahentów i wystawione faktury, a program automatycznie przypomni im o zapłacie. Nie jednorazowo, ale przez np. 60 lub 90 dni. Użytkownik dostaje w zamian informacje o efektach działań systemu, prognozy spłat czy też rekomendacje co do postępowania wobec konkretnych firm. Program dodatkowo weryfikuje firmy pod kątem niewypłacalności i informuje o tym użytkownika. – W sytuacji gdy pomimo podjętych działań nadal nie dochodzi do spłaty należności, niezbędny będzie kontakt telefoniczny lub być może nawet decyzja o skierowaniu do windykacji. Sprawy te otrzymują specjalny status – zawsze widoczny dla decydenta. Platforma zapewnia dwustronną komunikację: osoba, która otrzymuje informację o zaistniałej zwłoce, ma możliwość odesłania na przykład e-maila z wyjaśnieniem sprawy – mówi Kaźmierczak.
Klarowne zapisy w umowie
Każda firma powinna zadbać o swoje interesy również na etapie spisywania umowy, która stanowi najważniejszy dokument określający zasady współpracy. Jest też podstawą do ewentualnych roszczeń obydwu stron. – Często przedsiębiorcy sięgają do szablonów umów dostępnych w sieci lub rezygnują z pisemnej formy porozumienia. Bazują na ustnych ustaleniach, a faktury wystawiane za udzielane świadczenia traktują jako wystarczające zabezpieczenie przed nieotrzymaniem zapłaty – mówi Marek Gajek, adwokat w kancelarii Gajek i Wspólnicy. Tymczasem faktura nie gwarantuje przedsiębiorcy otrzymania należnej mu kwoty. – Co więcej, z chwilą jej wystawienia zostają na niego nałożone obowiązki podatkowe, niezależnie od tego, czy kontrahent zapłacił za zrealizowaną usługę, czy też nie – dodaje Gajek. Aby ustrzec się tego typu kłopotów i ograniczyć ryzyko biznesowe, warto podpisać choćby nawet najprostszą umowę zawierającą klarowny opis transakcji.