Inwestycje o znaczeniu lokalnym są wspierane raczej z funduszu naszego województwa. Te są tak opracowane, że dają szansę praktycznie każdemu, kto zechce sięgnąć po środki unijne. Dlatego wsparcie otrzymują same władze województwa, szkoły, organizacje społeczne i pozarządowe oraz przedsiębiorcy. Trzeba tylko właściwie przeanalizować, czy jesteśmy w grupie beneficjentów danego działania oraz czy mamy wystarczające środki na realizację projektu. Przedsiębiorca lub gmina typują do realizacji jakieś przedsięwzięcie, mają opracowane plany i środki na realizację, rozpoczynają działania i po drodze się okazuje, że można zbudować to taniej, bo akurat są środki unijne. Ta idea działała bardzo krótko, ponieważ samorządy zorientowały się, że można działać odwrotnie – najpierw wybrać fundusz wsparcia, a potem dopasować do niego inwestycję. Stąd powstały problemy z prawidłowym sporządzaniem wniosków o dofinansowanie oraz z samym rozliczaniem projektów.
Bzdurne tabelki, które wypełniają beneficjenci, służą głównie do celów sprawozdawczych i bilansowych – ile umów podpisano w danym programie, ile województwo już wypłaciło pieniędzy, ile pozostało do rozdysponowania itd.? Sprawozdania są dostępne w Internecie, stanowią część sprawozdawczości unijnej.
Widać to pod koniec okresów sprawozdawczych – zwłaszcza pod koniec roku, kiedy zaczyna się podsumowanie i media pulsują przez jakiś czas od wiadomości, jak to mało unijnych pieniędzy wydaliśmy. W tym też istnieje pewna prawidłowość. Cykl realizacji projektu w dużym skrócie to: wniosek o dofinansowanie → umowa o dofinansowanie → rozliczenie projektu. Każdy z tych etapów zajmuje czas. Czyli najpierw musimy znać zasady, zgodnie z którymi mamy opracować i przedstawić wniosek o dofinansowanie. Wnioski spływają falami po ogłoszeniu konkursów.
Jednostka udzielająca wsparcia musi mieć czas na ich ocenę. Może prosić o uzupełnienie dokumentacji, zatem korespondencja trwa. Mija rok, półtora, dwa, a żadne pieniądze z konta unijnego nie wypłynęły. My się burzymy, a nadal nie ma podpisanych umów o dofinansowanie! Wniosek leży, a my realizujemy projekt albo czekamy czujnie, jaki będzie tego skutek i kibicujemy sobie: „Dostaniemy dofinansowanie czy nie? Ryzykować czy nie? Rozpoczynać już czy jeszcze poczekać?”. Niektóre programy realizowane na warunkach konkursu preferują projekty zakończone lub mocno zaawansowane. Nawet dla dużej firmy jest to spore napięcie. Tego napięcia nie mają beneficjenci realizujący tzw. projekty kluczowe. W każdym województwie i w każdym programie istnieją projekty najważniejsze dla danego terenu i tematu, np. w województwie mazowieckim jest to budowa parkingów strategicznych Parkuj i Jedź. Samorząd bowiem dużo wcześniej typuje zadania, które stanowią o kompleksowym rozwoju danego obszaru. Projekty kluczowe mają 100% szansy na otrzymanie dofinansowania, jednak pod warunkiem, że spełnią wszystkie określone w programie warunki. Tak samo, jak przedsiębiorcy startujący z projektami w trybie konkursowym. Tu jednak trzeba pilnować kilku rzeczy jednocześnie, m.in. terminów. Zostają one określone w warunkach konkursowych.
Moja rada – dokładnie zapoznać się z warunkami konkursu, które są dostępne na stronach internetowych. To samorządy województw ustalają grafiki przeprowadzenia naboru wniosków – jednak nagminne są zmiany tych terminów… No, ale to my jesteśmy zainteresowani pozyskaniem funduszy i to my mamy wszystkiego pilnować, najlepiej osobiście, a przynajmniej wykazując zaangażowanie.
Dobra zasada brzmi: znać zasady konkursu i liczyć na siebie. Na rynku jest sporo firm konsultingowych, które oferują swoje usługi przy sporządzaniu wniosków o dofinansowanie. Mają referencje i osiągnięcia. Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, czy opracowania i wnioski, którymi firma się chwali, dotyczyły projektów startujących w konkursie czy też kluczowych? W rozmowach koniecznie należy zapytać o to, co firma gwarantuje. Uczciwa odpowie, że tylko spełnienie warunków formalnych. Nikt nie powinien bowiem gwarantować otrzymania dotacji. Jeśli jednak tak się stanie – lepiej poszukać innego doradcy… Wnioski należy składać na właściwych formularzach ze wszystkimi wymaganymi załącznikami. No właśnie – formularze też potrafią się zmienić z dnia na dzień. Warto się upewnić, że pracujemy na właściwym. Od tego zależy ocena formalna, a jedno z pytań sprawdzających dotyczy arkusza aplikacyjnego. Złożenie wniosku o dofinansowanie nie oznacza żadnych zobowiązań. Jego sporządzenie nie jest też kosztem podlegającym refundacji, tylko inwestycją przedsiębiorcy w niepewną przyszłość.
Natomiast umowa o dofinansowanie stanowi już takie zobowiązanie i od tego momentu zaczyna się sprawozdawczość unijna. Od tego momentu można również mówić, ile projektów otrzymało dofinansowanie, jaka jest wartość zakontraktowanych środków i prognozować, w jakim tempie będą one przekazywane beneficjentom. My zaś będziemy otrzymywać dofinansowanie, składając kolejne (albo tylko jeden) wnioski o płatność.
Prognozy są sporządzane praktyczne na każdym etapie realizacji projektu. Normalne, że nawet przy najlepszym rozeznaniu rynku cena może ulec zmianie, a wartość kontraktu zawierać np. kary umowne. Z prognozami jest też tak, że często są robione „na zasadzie grubszej analizy”, wszyscy o tym wiedzą, aż nagle stają się wartościami obowiązującymi i musimy z nich się rozliczać.
Na szczęście doświadczenie robi swoje – są podpisywane aneksy do umów, a dokładna wartość projektu jest znana tak naprawdę dopiero po jego zakończeniu. Znajoma zastanawiała się, jak nie stracić dofinansowania do projektu, który przewidywał przeszkolenie ok. tysiąca osób, a faktycznie szkolenie ukończyło ponad sto osób. To jest problem wielu tzw. miękkich projektów, takich jak szkoleniowe. Rekrutacja, nawet bardzo sprawna, nie gwarantuje ukończenia szkolenia przez wszystkich, którzy zapisali się na kurs. Zwłaszcza że ludzie zorientowali się, że ukończenie nawet najlepszego kursu nie jest jeszcze gwarantem zdobycia zatrudnienia.
LUDMIŁA WESOŁOWSKA
źródło: Eurogospodarka nr 5/2012