Asystentka: biznesowa wizytówka firmy

Czasy, w których sekretarka zajmowała się kserowaniem dokumentów i przełączaniem rozmów do prezesa, bezpowrotnie minęły. Nawet samo określenie sekretarz/sekretarka odeszło do lamusa i zastąpiło je nowe: asystent/asystentka (częściej w formie żeńskiej, bo to panie zdominowały ten zawód). Obecnie do najbardziej niezwykłych zadań asystentki można zaliczyć np. zdobycie pokrowca na helikopter czy też sprowadzenie elektronicznych gadżetów jeszcze przed ich premierą.
Wczoraj, a dziś
Kiedyś typowa sekretarka zajmowała się dokumentacją oraz ustalaniem terminów spotkań. Obecnie asystentki – szczególnie w największych firmach, wspierają PR zarządu. Asystentkę znają wszyscy pracownicy firmy. – Ona potrafi załatwić wiele spraw, także tych zdawałoby się niemożliwych do załatwienia – komentuje Magdalena Biega, Senior Consultant w międzynarodowej firmie rekrutacyjnej Page Personnel. Ważne są również umiejętności miękkie. Pracodawcy cenią takie cechy jak wielozadaniowość, komunikatywność, asertywność oraz podzielność uwagi. – Kluczowa jest jednak wysoka kultura osobista oraz umiejętność odnalezienia się w różnych sytuacjach. Ważna jest również umiejętność przewidywania oraz podejmowania inicjatywy – dodaje Magdalena Biega.
W przypadku umiejętności twardych istotna znajomość języków obcych – przede wszystkim angielskiego, niemieckiego oraz francuskiego. Od asystentek wymaga się również znajomości pakietu MS Office. – Pomimo, iż dużym zainteresowaniem ze strony pracodawców cieszą się osoby po takich kierunkach jak filologia czy lingwistyka, to jednak najważniejsze jest dla nich doświadczenie. Co ciekawe, certyfikaty czy kursy nie mają obecnie większego znaczenia – komentuje Magdalena Biega.
Różne oblicza asystentek
Jednym z najbardziej popularnych typów asystentek jest Office Assistant (asystentka biura). Do jej obowiązków należą głównie kwestie administracyjne i organizacyjne. W zależności od firmy na stanowisko asystentki biura rekrutowane są osoby w trakcie studiów lub z około dwuletnim doświadczeniem. Z kolei w przypadku consultingu oraz najbardziej rozpoznawalnych marek wymagane jest już pewne doświadczenie. Pensja asystentki biura waha się miedzy trzema a czterema tysiącami złotych brutto miesięcznie.
Drugi typ to Team Assistant, czyli asystentka zespołu, która wspiera nawet kilkadziesiąt osób. Jak mówi Magdalena Biega, stanowisko asystenta zespołu zajmują przeważnie osoby posiadające do dwóch lat doświadczenia na recepcji lub jako asystenci biura. Absolwenci uczelni wyższych bez doświadczenia praktycznego rzadko zajmują to stanowisko. Team Assistant mogą spodziewać się zarobków w przedziale od trzech i pół do czterech i pół tysiąca złotych brutto miesięcznie.
Trzecim rodzajem asystentki jest Executive Assistant (asystentka zarządu). To osoba z kilkuletnim doświadczeniem zawodowym ukierunkowanym asystencko. Pełni ona zarówno funkcje administracyjne, jak i reprezentacyjne, współpracując ściśle z zarządem firmy. Wynagrodzenie asystentki zarządu zaczyna się od przedziału pięciu do siedmiu tysięcy złotych brutto miesięcznie – czasami może być wyższe.
Dostępność 24/7
Co ciekawe w Polsce jest również popyt na Asystentki Personalne (ang. Personal Assistant), od których wymagana jest 24-godzinna dyspozycyjność. – To osoby wspierające wysokiej rangi polskich lub zagranicznych biznesmenów (rezydujących w Polsce). – Takie rekrutacje odbywają się często na zasadzie rekomendacji. Z pozycją tą wiążą się nie tylko bardzo wysokie zarobki, ale również zaskakujące obowiązki np. wyszukiwanie luksusowych nieruchomości, organizacja wernisaży, sprowadzenie pokrowca na prywatny helikopter czy zamówienie gadżetu elektronicznego jeszcze przed jego premierą – wyjaśnia Magdalena Biega. Osoby sprawujące funkcję Personal Assistant mogą liczyć na zarobki od 10 tysięcy brutto miesięcznie w górę. Pojawiają się też oferty rzędu 14 tysięcy złotych miesięcznie wraz z samochodem służbowym.
Mężczyzna asystent
Zawód asystenta jest bardzo sfeminizowany – większość asystentek to kobiety. Jednak jak twierdzi Magdalena Biega z Page Personnel dla 80 proc. firm przy poszukiwaniu osób na to stanowisko płeć nie ma znaczenia. – Jeżeli chodzi o doświadczenie to CV mężczyzn jest zazwyczaj bardziej zróżnicowane – nie są to zadeklarowani asystenci, a w ich życiorysach pojawiają się również inne role – opowiada Biega. – Odsetek CV wysyłanych przez mężczyzn w odpowiedzi na daną ofertę pracy różni się w zależności od zakresu pracy, jaką mają wykonywać. Na niższe role asystenckie (np. biura) aplikuje około 20 proc. mężczyzn. Im wyższa rola asystencka, tym mniejsza liczba aplikacji od mężczyzn. Wynika to z faktu, że kobiety częściej myślą o karierze skupionej wokół asystentury – tłumaczy Biega.