Kontrahent zalega na rzecz spółki za towar już kilka miesięcy. Ale spółka musiała zapłacić podatek od wystawionej faktury. Żeby zmniejszyć poniesione straty, spółka planuje zaliczyć nieściągalną wierzytelność do kosztów uzyskania przychodów. Musi przy tym pamiętać, że można to zrobić tylko w stosunku do wierzytelności, której nieściągalność nie jest przedawniona i jest odpowiednio udokumentowana.
Ale po kolei.
Przychody należne, choćby nieotrzymane
W pierwszej kolejności trzeba pamiętać o podstawowej zasadzie przy ustalaniu przychodów z tytułu działalności gospodarczej. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek zaliczać do przychodów z działalności nie tylko przychody otrzymane, ale również należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, osiągnięte w roku podatkowym. A zatem jeśli spółka sprzedała kontrahentowi towar bądź usługę w ramach prowadzonej działalności, to ma obowiązek zaliczenia wartości tej transakcji do przychodów. Również wtedy, gdy nie otrzymała za nią zapłaty.
Data powstania przychodu
Za datę powstania przychodu uznawany jest dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury. Gdy kontrahent nie płaci za towar lub usługę, przedsiębiorca ma wobec niego wierzytelność. Z punktu widzenia obowiązków podatkowych jest to dla niego niekorzystna sytuacja. Nie otrzymał bowiem należności za towar bądź usługę, a musi opodatkować należny z tego tytułu przychód. Jeśli kontrahent (dłużnik) ociąga się z zapłatą i wierzycielowi grozi strata, warto podjąć odpowiednie kroki, by zmniejszyć negatywne następstwa nieściągalnej wierzytelności (zapłaty za towar bądź usługę).
Sposoby na zmniejszenie straty, gdy kontrahent nie płaci
Przedsiębiorca w zależności od sytuacji, czyli od wysokości długu, wypłacalności dłużnika itp. może:

podjąć kroki zmierzające do uznania wierzytelności za nieściągalną
utworzyć odpis aktualizujący wartość należności,
umorzyć wierzytelność,
sprzedać wierzytelność.

Istotny wpływ na wybór sposobu postępowania ma fakt czy wierzytelność, którą ma przedsiębiorca względem dłużnika, nie uległa przedawnieniu. Nie mogą być bowiem zaliczone do kosztów podatkowych wierzytelności przedawnione.
Przedawnienie dochodzenia wierzytelności
Do przedawnienia należności dochodzi, gdy wygasa możliwość ich skutecznego dochodzenia na drodze sądowej. Terminy przedawnienia roszczeń z tytułu wymaganych należności regulują przepisy kodeksu cywilnego. Termin przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata. Natomiast roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy przedawniają się z upływem dwóch lat. Jeśli roszczenie wynika np. z umowy przewozu osób lub rzeczy – termin przedawnienia jest jeszcze krótszy i wynosi rok.
Bieg przedawnienia można przerwać
Przedawnieniu wierzytelności spółka (wierzyciel) może zapobiec. Należy wykonać którąś z czynności przerywających bieg terminu przedawnienia:

zwrócić się do sądu lub innego organu powołanego do rozpoznawania spraw z wnioskiem o dochodzenie, ustalenie, zaspokojenie lub zabezpieczenie roszczenia,
doprowadzić do uznania roszczenia,
wszcząć mediacje.

Po każdym przerwaniu biegu przedawnienia, termin zaczyna się liczyć od początku.
Nieściągalność wierzytelności a koszty podatkowe
Jeśli wierzyciel w celu zmniejszenia strat z tytułu niezapłaconej należności zdecyduje się na odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej, musi udokumentować nieściągalność tej wierzytelności. Sam fakt, że nieściągalna wierzytelność (tzn. należność, jakiej spółka może żądać od dłużnika) jest nieprzedawniona, nie wystarczy, żeby zaliczyć ją do kosztów podatkowych. Zasadą jest bowiem, że wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Ważne!
Nieściągalne wierzytelności spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Muszą być jednak spełnione dwa warunki:
– nieściągalna wierzytelność musi być wcześniej zaliczona do przychodów należnych,
– nieściągalność musi zostać odpowiednio udokumentowana.
Nieściągalne wierzytelności spełniające te warunki stanowić będą koszty uzyskania przychodów spółki w takiej wysokości, w jakiej zostały przez nią uprzednio zarachowane. Jako przychody należne podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Dniem ich zaliczenia do kosztów podatkowych będzie dzień spełnienia obu powyższych warunków.
 
Dokumentowanie nieściągalnej wierzytelności
Jeśli wierzyciel zaliczył jako przychody należne kwoty, których faktycznie nie otrzymał, powinien się domagać ich na drodze sądowej. Pojawia się wtedy formalne roszczenie względem dłużnika.
Za wierzytelności nieściągalne uważa się te, których nieściągalność została udokumentowana:
1.  Postanowieniem o nieściągalności wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego.
2. Postanowieniem sądu o:

oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku (gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania),
umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,
ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku.

3. Protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Należy pamiętać, że dopiero uprawomocnienie się tych postanowień, a nie dzień ich wydania, będzie uprawniało do zaliczenia nieściągalnej wierzytelności do kosztów podatkowych. Wskazane dokumenty tworzą katalog zamknięty. Tylko one dają podatnikowi (wierzycielowi) możliwość zaliczenia nieściągalnych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.
Postanowienie komornika o nieściągalności wierzytelności
Podstawowym dokumentem umożliwiającym zaliczenie nieściągalnych wierzytelności do kosztów podatkowych może być postanowienie komornika o umorzeniu postępowania egzekucyjnego, gdy z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych. Postanowienie o nieściągalności wydane przez komornika musi dotyczyć nieściągalności konkretnej wierzytelności i powinno być wydane w postępowaniu egzekucyjnym wszczętym przez konkretnego wierzyciela, któremu ta należność przysługuje. Udokumentowaniu podlega bowiem nieściągalność konkretnej, określonej wierzytelności dłużnika, a nie stan jego wypłacalności. Fakt, że dłużnik nie płaci swoich zobowiązań, nie świadczy jeszcze o tym, że tej konkretnej wierzytelności nie będzie mógł zapłacić.
Ważne!
 
Podstawą zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów może być tylko takie postanowienie organu egzekucyjnego, z którego treści wynika jednoznacznie, że podstawą nieściągalności wierzytelności był brak majątku dłużnika.

Protokół sporządzony przez wierzyciela
Dokumentowanie nieściągalności wierzytelności protokołem sporządzonym przez wierzyciela (podatnika) dotyczy raczej wierzytelności niewielkich. Należności mogą wynieść bowiem do kilku tysięcy złotych. Wyliczenie kosztów procesowych i egzekucyjnych zawartych w protokole powinno zawierać: koszty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, zwrot świadkom utraconego zarobku za czas stawiennictwa w sądzie, koszty zaliczki na ekspertyzy biegłych, koszty egzekucji komorniczej oraz cena sporządzanych odpisów dokumentów wierzyciela (np. odpis z KRS, poświadczenia notarialne).
Uwaga!
Warto zauważyć, że udokumentowanie nieściągalności wierzytelności w jeden z podanych sposobów i zaliczenie jej na tej podstawie do kosztów uzyskania przychodów przez wierzyciela nie zamyka wierzycielowi możliwości dalszego dochodzenia długu. Ponadto, jeśli po uznaniu wierzytelności jako nieściągalnej dłużnik zwróci tę wierzytelność, wierzyciel zobowiązany jest do zaliczenia otrzymanej kwoty do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Autorka jest doradcą podatkowym