– Konieczność współpracy z firmą windykacyjną jest uzależniona m.in. od tego jaką formę rozliczeń transakcji stosuje dane przedsiębiorstwo. Jeśli jest to wyłącznie obrót gotówkowy, to taka współpraca nie jest konieczna, ponieważ ryzyko wystąpienia opóźnionych płatności jest niskie. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku przedsiębiorstw, które zawierają transakcje z odroczonym terminem płatności (tzw. kredyt kupiecki). Sprawdzanie wiarygodności potencjalnych i obecnych partnerów biznesowych dostarcza wielu istotnych informacji i pozwala zminimalizować ryzyko zawarcia transakcji z nierzetelnym kontrahentem – mówi Piotr Kaźmierczak, ekspert Akademii Rozważnej Firmy. Korzystanie z usług windykatorów jest polecane również firmom, które chcą rozszerzać działalność, np. poprzez zmianę formy rozliczeń, ale nie wypracowały odpowiednich procedur i nie mają doświadczenia. – Należy pamiętać, że zakres usług oferowanych przez firmy windykacyjne jest bardzo szeroki i nie skupia się wyłącznie na odzyskiwaniu pieniędzy od dłużników. Dlatego współpracę z firmą windykacyjną powinny rozważyć nawet te przedsiębiorstwa, które na co dzień nie mają problemów z nierzetelnymi kontrahentami. Takie działania, jak monitoring faktur, weryfikacja kontrahentów czy stosowanie pieczęci prewencyjnych, mogą zdecydowanie przyśpieszyć spływ należności, minimalizując ryzyko powstania zadłużeń – dodaje.
Prewencję lepiej zlecić zewnętrznej firmie  
To, w jakim zakresie firma powinna korzystać z pomocy windykatora, zależy od jej wielkości, struktury, branży. – Przedsiębiorca, chcąc skupić się na swojej podstawowej działalności, powinien powierzyć niektóre zadania wyspecjalizowanym, zewnętrznym firmom windykacyjnym, pozostawiając u siebie np. dział kontroli należności i komórkę prawną. W ramach szerszej prewencji, wskazane jest również korzystanie z usług wywiadowni gospodarczych, które nie tylko sprawdzą wiarygodność kontrahentów, ale także podejmą się monitorowania bieżącej sytuacji istniejących odbiorców, informując o wszelkich zmianach zachodzących w tych firmach – dodaje Kaźmierczak. Wielkim wsparciem jest także możliwość ubezpieczenia należności, co gwarantuje wypłatę odszkodowania nawet w przypadku bezskutecznej windykacji spowodowanej np. niewypłacalnością odbiorcy.
Gwarancja płynności finansowej
Firmy windykacyjne proponują działania, które pomagają zapobiegać długom. Wśród nich są m.in.: sprawdzanie wiarygodności płatniczej obecnych i przyszłych kontrahentów (raporty gospodarcze) oraz monitoring płatności, który zwiększa dyscyplinę płatniczą kontrahentów. – Płatność jest monitorowana od chwili wystawienia faktury, a w sytuacji powstania przeterminowania, od razu zostają wprowadzone procedury windykacji polubownej. Profesjonalny windykator szybko skonfrontuje ewentualne tłumaczenia dłużnika z rzeczywistą sytuacją. Dzięki temu może zaproponować wierzycielowi działania mediacyjne albo bardziej stanowcze. Profesjonalni windykatorzy są przyzwyczajeni do trudnych rozmów. Ich stanowczość nie wpływa negatywnie na relacje dostawca–odbiorca – mówi.
Firmy windykacyjne mogą również wykonać audyt bezpieczeństwa należności, polegający na sprawdzeniu istniejących procedur zarządzania płatnościami w danym przedsiębiorstwie oraz podpowiedzieć korzystne dla niego rozwiązania. – Elementem uzupełniającym współpracę z firmą windykacyjną są naklejki i pieczęcie prewencyjne, umieszczane na dokumentach sprzedażowych. Uświadamiają one kontrahentom, że ktoś czuwa nad należnościami i ewentualne złamanie reżimu w zakresie płatności nie pozostanie bez konsekwencji. To proste narzędzie często rozwiązuje potencjalne problemy z długami – mówi Piotr Kaźmierczak.
Metody i strategie stosowane w windykacji są uzależnione od wielu czynników, takich jak: typ dłużnika (konsument lub przedsiębiorca), wysokość i przeterminowanie zadłużenia, prawdopodobieństwo wypłacalności dłużnika.
Firmy windykacyjne korzystają z rozmaitych metod, między innymi: wysyłania wezwań do zapłaty, zarówno w formie tradycyjnej jak i elektronicznej, telefonicznie negocjują harmonogram spłat. Od niedawna stosuje się także nowe metody: wysyłanie telefonicznych komunikatów głosowych tzw. VMS, pozycjonowanie wpisów o zadłużeniu na giełdach długów, wykorzystanie szybkiej procedury prawnej w postępowaniu przed e-sądem. – Elementy, które wywierają największą wpływ na dłużnika, to wizyty windykatorów oraz publikacja informacji o zadłużeniu na ogólnodostępnych giełdach wierzytelności oraz w biurach informacji gospodarczej. Presja rynkowa i obawa związana z upublicznieniem takich informacji oraz możliwym zerwaniem dotychczasowych kontaktów biznesowych, najczęściej skutecznie motywują dłużnika do zapłaty. Działania sądowe stanowią natomiast naturalną konsekwencję postępowania windykacyjnego, charakteryzują się jednak niską skutecznością oraz wysokimi kosztami, dlatego stosowane są jako procedura finalizująca odzyskiwanie należności – dodaje specjalista.
Trzeba działać od chwili wystawienia faktury
Stała umowa z firmą windykacyjną sprawi, że działania nie będą podejmowane dopiero wtedy, gdy termin płatności dawno minął, ale znacznie wcześniej, czyli z chwilą wystawienia faktury. – Najczęstszym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest podjęcie współpracy z firmą windykacyjną zbyt późno, kiedy działania polubowne są już właściwie niemożliwe, a jedyną możliwością odzyskania pieniędzy jest postępowanie sądowe, które jest droższe i trwa zdecydowanie dłużej – dodaje Piotr Kaźmierczak.
Windykatorzy często też skarżą się na trudności w porozumiewaniu się z przedsiębiorcami. Zdarza się, że wierzyciel nie przekazuje firmie windykacyjnej wszystkich informacji (faktur, dokumentów, ustaleń zawartych z dłużnikiem itp.), co zdecydowanie utrudnia i wydłuża całe postępowanie. – Dla windykatora prowadzącego sprawę każda, nawet z pozoru nieistotna, informacja może mieć znaczenie i przyczynić się do sprawnego rozwiązania problemu – mówi.
Wzorcowa współpraca przedsiębiorcy z windykatorem powinna się opierać na bezproblemowej obustronnej komunikacji. – Klient firmy windykacyjnej powinien mieć możliwość stałego śledzenia postępu w sprawach, które zlecił, kontaktu z windykatorem i wymiany dodatkowych informacji i dokumentów.
W czasie poszukiwania firmy windykacyjnej warto zwrócić uwagę czy udostępniają one swoim klientom platformy internetowe, pozwalające na szybką i bezpośrednią komunikację. Jest to rozwiązanie wygodne dla obu stron. Częste spotkania nie są konieczne, gdyż wszystkie bieżące sprawy można załatwić e-mailowo lub telefonicznie. Firma, która nie jest zadowolona z efektów współpracy z firmą windykacyjną, w większości przypadków może bez żadnych trudności rozwiązać umowę.