Rok 2026 zapowiada się jako moment porządkowania zasad zatrudniania obywateli Ukrainy oraz dalszego zaostrzania warunków legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce. Choć Ukraińcy pozostają największą grupą pracowników zagranicznych i filarem wielu branż, ich zatrudnianie coraz wyraźniej przechodzi z trybu nadzwyczajnego w systemowy, z istotnymi konsekwencjami dla pracodawców. Jak wskazują eksperci Job Impulse, specjalizującej się w zatrudnianiu i legalizacji pracy cudzoziemców, firmy wchodzą w okres, w którym kluczowe znaczenie ma nie tylko dostępność pracowników, ale także koszt, stabilność i poprawność formalna całego procesu.

Wygaszanie specustawy, ale nie wygaszanie zatrudnienia

Przyjęcie przez Radę Ministrów projektu ustawy wygaszającej rozwiązania specustawy regulującej pobyt i pracę obywateli Ukrainy formalizuje proces, który dotychczas funkcjonował głównie w zapowiedziach. Projekt ustawy zakłada utrzymanie ochrony czasowej – zgodnie z decyzjami na poziomie unijnym – do marca 2027 roku, co wyznacza realny horyzont czasowy dla planowania zatrudnienia.

Równolegle część rozwiązań znanych ze specustawy ma zostać przeniesiona do ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, nowelizowanej w 2025 roku. Dotyczy to m.in. powiadomień o powierzeniu pracy obywatelom Ukrainy. Zgodnie z projektem ustawy wygaszającej rozwiązania specustawy, mechanizm ten ma zostać utrzymany w okresie przejściowym – co najmniej przez kolejne trzy lata – jako jedna z podstaw legalnego zatrudniania obywateli Ukrainy.

– Z perspektywy rynku pracy nie mamy do czynienia z nagłym „zamknięciem drzwi”. Raczej z procesem porządkowania rozwiązań, które przez kilka lat funkcjonowały w trybie wyjątkowym. To zmienia sposób myślenia firm – z reaktywnego na bardziej planistyczny. To moment przejścia z elastycznych, interwencyjnych rozwiązań do bardziej sformalizowanego modelu. Firmy muszą liczyć się z tym, że legalizacja pracy – także w przypadku obywateli Ukrainy – będzie wymagała większej uwagi organizacyjnej i wiązała się z większą odpowiedzialnością po stronie pracodawców – podkreśla Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse.

Rosnące koszty legalizacji pracy

Zmiany dotyczące obywateli Ukrainy zbiegają się z istotnym wzrostem kosztów legalizacji pracy cudzoziemców, który obowiązuje od 1 grudnia. Podwyżki obejmują większość najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców trybów zatrudnienia:

• oświadczenie o powierzeniu pracy – wzrost opłaty z 100 zł do 400 zł,
• zezwolenie na pracę do 3 miesięcy – z 50 zł do 200 zł,
• zezwolenie na pracę powyżej 3 miesięcy – z 100 zł do 400 zł,
• zezwolenie przy delegowaniu – z 200 zł do 800 zł.

Co istotne, opłaty te mają charakter bezzwrotny, co oznacza, że każda pomyłka formalna, zmiana planów rekrutacyjnych lub rezygnacja kandydata generuje realne straty finansowe po stronie pracodawcy.

– W praktyce obserwujemy, że legalizacja pracy przestaje być kosztem marginalnym i wyłącznie obowiązkiem administracyjnym. Dla firm zatrudniających większą liczbę cudzoziemców to pozycja, którą trzeba dziś uwzględniać w budżetach i planach operacyjnych. Jednocześnie znacząco spada tolerancja na błędy formalne – zaznacza Łukasz Koszczoł.

Nowe statusy pobytowe i ich znaczenie dla zatrudnienia

Zmiany dotyczą również sposobu potwierdzania legalności pobytu obywateli Ukrainy. Pojawiają się nieoficjalne informacje o możliwym wygaszaniu PESEL UKR jako kluczowego identyfikatora pobytowego i wzmacnianiu roli aplikacji DIIA PL jako narzędzia potwierdzającego status pobytowy. Na obecnym etapie brak jest jednak jednoznacznych, wiążących rozstrzygnięć w tym zakresie. Dla pracodawców oznacza to konieczność bieżącej weryfikacji statusów pracowników, a także zachowania szczególnej ostrożności w zarządzaniu dokumentacją kadrową.

Istotnym elementem nowego porządku ma być również karta pobytu CUKR, która ma zapewniać obywatelom Ukrainy bardziej stabilny, czasowy status pobytowy. Zgodnie z zapowiedziami, karta ma być wydawana na okres trzech lat, a jej uzyskanie będzie wiązało się z anulowaniem statusu UKR.

Jednocześnie należy podkreślić, że sytuacja prawna pozostaje dynamiczna, a ostateczne brzmienie przepisów może jeszcze ulec zmianie w toku dalszych prac legislacyjnych. Zgodnie z aktualnymi zapowiedziami możliwe jest jednak utrzymanie uproszczonej ścieżki zatrudniania obywateli Ukrainy – w oparciu o mechanizm powiadomienia – w ramach okresu przejściowego. Rozwiązanie to może w praktyce ograniczyć skalę zmian organizacyjnych po stronie pracodawców, choć będzie wymagało bieżącego monitorowania regulacji i dostosowywania procedur do ich ostatecznego kształtu.

Ukraina na tle innych kierunków rekrutacji

Warto podkreślić, że zmiany dotyczące Ukraińców zachodzą w momencie, gdy rekrutacja pracowników z innych krajów pozaunijnych staje się coraz trudniejsza. Skomplikowane procedury wizowe czy ograniczona dostępność terminów sprawiają, że pozyskanie pracowników z odległych rynków jest co raz trudniejsze.

– Rok 2026 nie będzie rewolucją, lecz testem dojrzałości firm w podejściu do zatrudniania cudzoziemców. Ukraińcy pozostaną jednym z kluczowych filarów polskiego rynku pracy, jednak będą funkcjonować w coraz bardziej sformalizowanym otoczeniu prawnym. W tych warunkach przewagę zyskają organizacje, które już dziś uwzględnią zmiany legislacyjne, koszty i ryzyka w swoich strategiach kadrowych – komentuje Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse.

Źródło: materiały prasowe. Zdjęcie ilustracyjne – fot. Shutterstock.