75% ankietowanych przez Barracuda Networks firm z całego świata padło ofiarą co najmniej jednego udanego przejęcia elektronicznej skrzynki pocztowej. E-poczta może ucierpieć jednak nie tylko w wyniku działań cyberprzestępców. Innym powodem utraty dostępu do informacji i dokumentów przechowywanych w e-mailach może być usunięcie konta czy wiadomości. Jak odzyskać ważne dane? Niestety dostawca usług w tym przypadku nie pomoże.

Z badania home.pl wynika, że statystyczny użytkownik poczty elektronicznej wysyła i odbiera rocznie około 2524 wiadomości e-mail, poświęcając na to około godzinę dziennie. Dane Eurostatu pokazują natomiast, że 79% przedsiębiorców z Unii Europejskiej korzystających na co dzień z chmury przeniosło do niej swoją pocztę elektroniczną.

Coraz popularniejsze staje się stosowanie w tym zakresie rozwiązań SaaS (Software as a Service), w których oprogramowanie dostępne jest jako usługa. Jednym z najważniejszych jest dziś Microsoft 365, z którego korzysta ponad 345 milionów ludzi na całym świecie (dane z kwietnia 2022). Wielu użytkowników uważa, że bezpieczeństwo ich danych przetwarzanych w takich aplikacjach leży w całości po stronie dostawcy usług. Także odpowiedzialność za odzyskanie straconych danych. Rzeczywistość wygląda jednak inaczej.

Jak można stracić dane przechowywane w skrzynce e-mail?

E-mail stał się dziś jednym z podstawowych narzędzi komunikacji firmy z kontrahentami, pracownikami, podwykonawcami itd. Nic więc dziwnego, że w elektronicznych skrzynkach pocztowych przechowywane są informacje i dokumenty ważne z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa. Dane osobowe, umowy, dokumenty strategiczne, prezentacje, informacje finansowe, ustalenia z klientami. Zdarza się, że to właśnie w e-mailach pracownicy gromadzą jedyne egzemplarze takich plików. Ich utrata oznacza więc poważny problem dla biznesu.

Na ile prawdopodobne jest utracenie danych ze skrzynki e-mail? Wbrew pozorom dość łatwo może do tego dojść, np. na skutek działania cyberprzestępców. Mogą oni przejąć konto pocztowe i zablokować właścicielowi dostęp do niego, odcinając go tym samym od wiadomości, dokumentów i plików. Mogą też zaatakować firmę, używając do tego złośliwego oprogramowania ransomware. W tym przypadku złośliwy program szyfruje wszystkie dane, a atakujący żąda okupu za ich odszyfrowanie.

Inna możliwość utraty danych wiąże się z przypadkowymi działaniami właściciela konta e-mail, który nieświadomie usuwa wiadomość czy folder zawierający ważne wiadomości służbowe i dokumenty. Użytkownik przez dłuższy czas może nawet nie zauważyć jego braku, zwłaszcza jeśli w codziennej pracy korzysta z wielu takich katalogów. Kolejny przypadek dotyczy kont pracowników kończących współpracę z firmą. Z założenia są one usuwane, ale razem z nimi można usunąć jedyne egzemplarze ważnych plików.

– Warto pamiętać, że dostawcy usług poczty elektronicznej dają użytkownikom także dostęp do innych aplikacji. W przypadku tak popularnego dziś pakietu Microsoft 365 jest to choćby OneDrive for Business, SharePoint Online czy Microsoft Teams. Cyberatak lub błąd ludzki mogą spowodować utratę danych także w tych aplikacjach – mówi Mateusz Ossowski, CEE Channel Manager w Barracuda Networks.

Odzyskiwanie danych. Archiwizacja poczty i zawartość elektronicznego kosza to nie backup

Jak można odzyskać utracone dane? W ograniczonym zakresie może w tym pomóc udostępniana przez dostawcę poczty elektronicznej funkcja archiwizacji. Pozwala ona na przechwycenie każdej wiadomości e-mail wysłanej i odebranej przez organizację, a także na odnalezienie jej i odzyskanie w razie awarii. Co więcej, zarchwizowane załączniki i e-maile nie mogą być przypadkowo czy intencjonalnie zmienione czy zmanipulowane. To ważne zwłaszcza w przypadku konieczności udowodnienia działania zgodnie z przepisami.

Funkcja archiwizacji umożliwia przechowywanie, odzyskiwanie i przeszukiwanie określonych wiadomości, nie pozwala jednak na przywrócenie kompletnej skrzynki pocztowej i całej jej zawartości do stanu z wybranego dnia – folderów, struktury, kontaktów, zadań, elementów dziennika itd. 

Drugim dostępnym rozwiązaniem, które może okazać się przydatne w przypadku utraty danych, jest kosz. Warto jednak pamiętać, że do kosza trafiają tylko usunięte przez użytkownika pliki i wiadomości, a nie cała zawartość poczty. I tylko takie skasowane uprzednio elementy można odzyskać. Co ważne, wśród nich mogą znaleźć się nie tylko e-maile.

– Microsoft udostępnia także kosz dla Exchange Online, SharePoint Online i One Drive for Business. Dzięki temu nawet bez archiwizatora istnieje pewna natywna ochrona tych elementów.  Kosz nie jest jednak kopią zapasową. To tylko folder zawierający usunięte pliki. Dodatkowo pliki te są czyszczone po 93 dniach i wtedy nie można ich już odzyskać – wyjaśnia Mateusz Ossowski.

Ratunkiem dla firm jest w takiej sytuacji usługa tworzenia kopii zapasowych. O tym, że backup jest niezbędny, przedsiębiorcy wiedzą nie od dziś. Nieczęsto zdają sobie jednak sprawę z tego, że jest on bardzo ważny także w przypadku rozwiązań chmurowych.

– Usługa backupu pozwala przywrócić całą skrzynkę pocztową lub poszczególne wiadomości e-mail, kontakty i inne elementy do stanu z określonego dnia. Co więcej, dostępne na rynku rozwiązania umożliwiają przechowywanie nielimitowanych ilości danych przez właściwie nieograniczony czas. To oznacza, że firma może z nich korzystać także wtedy, gdy intensywnie się rozwija, co wiąże się z gwałtownym przyrostem przetwarzanych danych. Warto także podkreślić, że uruchomienie nowoczesnych, działających w chmurze rozwiązań do tworzenia backupu jest szybkie i nieskomplikowane, zajmuje naprawdę kilka minut. A korzystanie z nich przynosi niezaprzeczalne korzyści, w tym ochronę przed skutkami ataków ransomware – mówi ekspert z Barracuda Networks.

Odpowiedzialność za dane

Czy jednak to nie usługodawca powinien tworzyć kopie zapasowe i odpowiadać za przywrócenie straconych danych? Niestety to tak nie działa, nawet w przypadku tak rozpowszechnionych platform jak Microsoft 365.

– Microsoft jest odpowiedzialny tylko za infrastrukturę Microsoft 365, która obsługuje dane. Nie jest jednak odpowiedzialny za dane, które firma gromadzi w jego środowisku. Zastrzega zresztą wyraźnie w umowie zawieranej z użytkownikiem, że zaleca regularne tworzenie kopii zapasowych treści i danych przechowywanych na platformie – tłumaczy Mateusz Ossowski, CEE Channel Manager w Barracuda Networks. – Tymczasem 70% uczestników ankiety, którą przeprowadziliśmy, wierzy w to, że Microsoft zapewnia wszystko, czego potrzebują, do ochrony swoich danych.

Choć Microsoft dokłada wszelkich starań, żeby jego platforma była odporna na awarie, zawsze może dojść do utraty danych – czy to spowodowanej działaniem użytkownika, czy problemem po stronie innego dostawcy usług, współpracującego z Microsoft. W takim przypadku to właściciel konta pocztowego jest odpowiedzialny za odzyskanie danych.

– Microsoft udostępnia narzędzia, które mogą wesprzeć ten proces, takie jak archiwizacja poczty elektronicznej czy nawet kosz. Żadne z nich jednak nie pozwala przywrócić kompletnej skrzynki pocztowej i całej jej zawartości z konkretnego momentu na osi czasu. Dla firm, które w mailach przesyłają i przechowują wiele ważnych dokumentów, umów, specyfikacji, prezentacji, utrata zawartości skrzynki może mieć bardzo poważne konsekwencje i wyraźnie zakłócić działanie biznesu – dodaje Mateusz Ossowski.

Przeniesienie swojej poczty i związanych z nią aplikacji do chmury nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności za przechowywane w nich firmowe dane na dostawcę usługi. Z punktu widzenia prawa to przedsiębiorstwo musi zapewnić ochronę tych danych. Jego rolą jest też ich odzyskanie w razie awarii lub przypadkowego usunięcia. Dzięki regularnemu backupowi może to zrobić szybko i sprawnie – także w przypadku danych, które przechowuje w chmurze.

Źródło: materiały prasowe. Zdjęcie ilustracyjne – fot. Shutterstock.