Czas trwania kontroli w ciągu roku
Z ogólnych zasad przeprowadzania kontroli u przedsiębiorcy wynika, że w ciągu roku kalendarzowego czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy nie może przekraczać:
1) 12 dni roboczych w mikroprzedsiębiorstwach
2) 18 dni roboczych w małych przedsiębiorstwach
3) 24 dni roboczych w średnich przedsiębiorstwach
4) 48 dni roboczych w pozostałych przedsiębiorstwach.
Jednak od powyższej zasady istnieją liczne wyjątki. Ograniczeń czasu kontroli nie stosuje się m.in., gdy:
1) przeprowadzenie kontroli jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego czy też zabezpieczenia dowodów jego popełnienia
2) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu
3) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.
Książka kontroli
Przedsiębiorcy są zobowiązani prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów potwierdzających przeprowadzone kontrole.
Zakaz dotyczący przeprowadzania kontroli
Nie może, co do zasady, być przeprowadzana równocześnie więcej niż jedna kontrola działalności przedsiębiorcy. Jednak istnieją od tej zasady wyjątki. Obejmują one m.in.:
1) zasadność zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu
2) zasadność zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.
Ponadto nie można, co do zasady, prowadzić kontroli podatkowej w sprawach rozstrzygniętych decyzją ostateczną (nie przysługuje od niej odwołanie)
organu podatkowego.
Przykładowo, jeśli przedsiębiorca otrzymał decyzję ostateczną dotyczącą rozliczenia w VAT za 2010 r., to organ kontrolujący nie powinien już kontrolować w tym zakresie tego okresu.
Zawiadomienie o kontroli podatkowej
Aby organ podatkowy mógł przeprowadzić kontrolę, musi powiadomić podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Zawiadomienia dokonuje na druku ZAW-K. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej powinno zawierać: oznaczenie organu, datę i miejsce wydania, oznaczenie kontrolowanego, wskazanie zakresu kontroli, pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.
Kontrola może być wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli. A zatem po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli kontrolujący nie mogą przeprowadzać kontroli na podstawie tego zawiadomienia. Jeśli chcą nadal przeprowadzać kontrolę, muszą doręczyć podatnikowi nowe zawiadomienie o przeprowadzeniu kontroli.
Jednak istnieją sytuacje, w których kontrolę podatkową można przeprowadzić bez uprzedniego zawiadamiania podatnika. Dotyczy to m.in.:
1) zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego
2) opodatkowania przychodów niemających pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych
3) niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej
4) doraźnego kontrolowania ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej.
Jeśli organ podatkowy rozpocznie i wykonuje kontrolę z naruszeniem przepisów o konieczności zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia (np. przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia) można wnieść sprzeciw. Wnosi się go do organu podejmującego i wykonującego kontrolę (np. naczelnika urzędu skarbowego) w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. Sprzeciw ws. przeprowadzenie kontroli można wnieść również w sytuacji:
• prowadzenia czynności kontrolnych bez obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej
• podjęcia i prowadzenia u przedsiębiorcy więcej niż jednej kontroli – z wyłączeniem sytuacji wskazanych w Ustawie o swobodzie działalności gospodarczej
• przekroczenia limitu czasu trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym.
Rozpoczęcie kontroli
Kontrolę podatkową mogą przeprowadzać tylko osoby do tego upoważnione na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez organ podatkowy pracownikom tego organu (np. przez naczelnika urzędu skarbowego pracownikom tego urzędu). Upoważnienie musi zawierać m.in.: imię i nazwisko urzędnika oraz numer jego legitymacji służbowej, szczegółowe określenie zakresu kontroli i okresu, którego będzie dotyczyła, datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego podatnika.
Kontrolujący nie mogą przekroczyć określonego w upoważnieniu zakresu kontroli ani przedłużyć jej trwania. Każda zmiana, np. przedłużenie kontroli, wymaga formalnego potwierdzenia, w przeciwnym razie dokumenty zgromadzone podczas takiej kontroli nie będą mogły stanowić dowodu w postępowaniu podatkowym.
Wszczęcie kontroli podatkowej następuje po doręczeniu kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazaniu legitymacji służbowej.
Obecność kontrolowanego
Kontrolę przeprowadza się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej. Podatnik może zrezygnować na piśmie z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Jeżeli podatnik nie ma stałego reprezentanta (zgłoszonego wcześniej do urzędu na wypadek kontroli podatkowej), z chwilą wszczęcia kontroli podatkowej musi wskazać osobę, która będzie go reprezentowała podczas jego nieobecności.
Uprawnienia kontrolujących
Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są uprawnieni do:
1) wstępu na grunt i do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego
2) wstępu do lokali mieszkalnych, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe
3) żądania okazania majątku podlegającego kontroli i do jego oględzin
4) żądania udostępnienia akt, ksiąg podatkowych i wszelkiego rodzaju dokumentów, związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek i wydruków
5) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą
6) zabezpieczania zebranych dowodów
7) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
8) żądania przeprowadzenia spisu z natury
9) przesłuchiwania świadków, kontrolowanego podatnika i osób upoważnionych do reprezentowania go lub prowadzenia jego spraw oraz pracowników i osób współdziałających z podatnikiem
10) zasięgania opinii biegłych.
Obowiązki kontrolowanego podatnika
Zarówno podatnik, jak i osoba upoważniona do reprezentowania go lub prowadzenia jego spraw, a także pracownicy oraz osoby współdziałające z podatnikiem mają obowiązek umożliwienia wykonywania czynności kontrolnych określonych w upoważnieniu do kontroli. Dotyczy to zwłaszcza:
1) nieodpłatnego filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisane na innym nośniku mogą stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli
2) przedstawiania na żądanie kontrolującego tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.
Protokół kontroli
Kontrolujący dokumentują przebieg kontroli w protokole, który zawiera:
1) opis dokonanych ustaleń faktycznych
2) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów
3) ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli
4) pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji
5) pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez podatnika o każdej zmianie adresu w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w jej toku ujawniono nieprawidłowości, oraz o skutkach niedopełnienia tego obowiązku.
Zastrzeżenia do protokołu
Kontrolowany podatnik, jeśli nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie na stosowne wnioski dowodowe. Kontrolujący ma obowiązek rozpatrzenia złożonych przez podatnika zastrzeżeń, a także zawiadomienia kontrolowanego o sposobie ich załatwienia w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania.
Postępowanie po kontroli podatkowej
Jeśli po zakończeniu kontroli podatnik zgadza się z ustaleniami kontroli, może złożyć korektę deklaracji i skorygować błędne rozliczenia. Wówczas organ podatkowy nie wszczyna postępowania podatkowego i nie wydaje decyzji w tej sprawie. Jeśli natomiast kontrola ujawniła nieprawidłowości, a podatnik nie złożył korekty deklaracji, zostanie wszczęte postępowanie podatkowe, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli, i wydana decyzja w sprawie.
IWONA CZAUDERNA doradca podatkowy
źródło: Eurogospodarka nr 6/2012