I. Upominki świąteczne dla kontrahentów
W przypadku obdarowywania kontrahentów upominkami należy przede wszystkim rozstrzygnąć, czy takie działania mają charakter reklamowy – czyli firma może je zaliczyć do kosztów podatkowych, czy też raczej charakter reprezentacyjny – wtedy muszą być wyłączone z kosztów podatkowych. Powszechnie przyjętym rozwiązaniem akceptowanym również przez organy podatkowe jest, że do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki na upominki o niskiej wartości opatrzone logo firmy bądź informacją o firmie, czyli kalendarze, długopisy, słodycze, kubki.
Jednak, jeśli wydatek został poniesiony na bardziej ekskluzywne prezenty przeznaczane dla wybranych kontrahentów – nawet, jeśli będzie opatrzony logo firmy, ale jego celem jest tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowa dobrych relacji z obdarowanymi – wydatki takie będą miały charakter reprezentacyjny, a zatem nie będą kosztem podatkowym. Za wydatki na reprezentację, które nie mogą być kosztem podatkowym, zgodnie z art. 16, ust. 1, pkt 28 Ustawy o CIT, uważa się w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Firma nie będzie więc mogła zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków na upominki dla klientów w postaci np. butelki dobrego alkoholu, koszy upominkowych ze słodyczami itp.
Upominki o małej wartości a przychód dla obdarowanych
Upominki świąteczne dla obdarowanych są dla nich przychodem, co do zasady, podlegającym opodatkowaniu. Istotne jest zatem ustalenie, czy upominek (prezent) spółka chce wręczyć określonej firmie za pośrednictwem jej reprezentanta, czy też chce obdarować konkretną osobę, z którą współpracuje z danej firmy. Odpowiedź na to pytanie będzie decydować o tym, kto uzyskał z tytułu otrzymanego prezentu przychód: firma czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności.
Przychodem dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą jest również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W związku z tym otrzymane świąteczne prezenty stanowią dla kontrahentów przychód podlegający opodatkowaniu, który należy doliczyć do przychodów z działalności.
PIT -8C dla obdarowanego
W przypadku prezentów świątecznych przekazywanych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności, wartość tych prezentów jest przychodem, który należy zaliczyć do przychodów z innych źródeł, o których mowa w art. 20, ust. 1 Ustawy o PIT. W tej sytuacji spółka przekazująca prezenty powinna, co do zasady, sporządzić informację PIT-8C o przekazanych nieodpłatnie świadczeniach. Informację tę spółka sporządza do końca lutego następnego roku podatkowego. A zatem za 2012 rok należy sporządzić informację PIT-8C do końca lutego 2013 r. Informację należy przekazać obdarowanemu podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, który jest właściwy według miejsca zamieszkania podatnika.
Zwolnienie prezentów od podatku
Należy jednak zwrócić uwagę na wartość przekazanych nieodpłatnie świadczeń (upominków, prezentów). Zgodnie z art. 21, ust. 1, pkt 68a Ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą, jeśli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza 200 zł. A zatem przekazanie na rzecz kontrahenta upominków lub prezentów stanowiących dla niego wartość użytkową nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że jednorazowa wartość takiego upominku nie przekroczy wartości 200 zł. Należy pamiętać, że skorzystać ze zwolnienia nie mogą osoby, które otrzymały upominek, a są pracownikami spółki przekazującej upominek lub inne osoby pozostające z przekazującym w stosunku cywilnoprawnym.
Jeśli przekazany prezent nie przekroczył jednorazowo wartości 200 zł i związany jest z promocją lub reklamą przekazującej go spółki, nie ma ona z tego tytułu obowiązku wystawić podatnikowi PIT-8C.
Przekazywanie prezentów opodatkowane VAT
Przy przekazywaniu nieodpłatnie prezentów (upominków) kontrahentom spółki trzeba również uwzględnić rozliczenie w VAT. Jeśli przy zakupie towarów przekazanych na prezenty przysługiwało spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego, to w niektórych sytuacjach przekazanie prezentów – przy uwzględnieniu przepisów art. 7, ust. 2-4 Ustawy o VAT – może podlegać opodatkowaniu VAT. Prezenty o wartości przekraczającej wartość 100 zł będą podlegać opodatkowaniu VAT.
Upominki o małej wartości w VAT
Nie będą podlegać opodatkowaniu VAT tzw. prezenty o małej wartości. Prezentami o małej wartości przekazywanymi przez podatnika jednej osobie są towary:
• o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeśli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, do których przekazano prezenty, albo
• których przekazanie nie wymaga ujęcia we wspomnianej ewidencji, gdyż ich jednostkowa cena nabycia (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazania towaru, nie przekraczają 10 zł.
A zatem przekazanie prezentów kontrahentowi:
1) o wartości jednostkowej do 10 zł (cena nabycia bez podatku) nie podlega opodatkowaniu VAT
2) o wartości w przedziale powyżej 10 zł do 100 zł nie podlega opodatkowaniu, jeżeli przedsiębiorca prowadzi ewidencję osób obdarowanych
3) o wartości powyżej 100 zł podlega opodatkowaniu VAT, jeśli przy ich zakupie przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Rozliczenie VAT od zakupionego alkoholu
Zakup alkoholu jako prezent dla kontrahenta w podatku dochodowym jest jasno określony jako wydatek na cele reprezentacyjne i jako taki nie może być kosztem podatkowym. Obecnie jednak dla odliczenia podatku naliczonego VAT nie ma znaczenia, czy poniesiony zakup uznawany jest za koszt uzyskania przychodów w podatku dochodowym (tak było do 30 listopada 2008 r.). A zatem dopuszczalne jest odliczanie podatku naliczonego od alkoholu nabywanego jako prezent dla kontrahentów (choć nie jest on kosztem w podatku dochodowym). Należy jednak spełnić podstawowy warunek niezbędny przy odliczeniu VAT, tzn. zakupiony towar musi mieć związek z działalnością podlegającą opodatkowaniu VAT. Podatnik VAT może odliczyć VAT naliczony od nabywanego alkoholu na prezenty dla kontrahentów, jeśli jego nabycie jest związane (choćby pośrednio) z wykonywaniem przez tego podatnika czynności opodatkowanych.
Należy dodać, że prawa do odliczenia VAT naliczonego spółka przekazująca prezent nie traci w przypadku, gdy prezent ten jest kwalifikowany w rozumieniu art. 7, ust. 4 Ustawy o VAT do prezentów o małej wartości. Oznacza to, że spółka może odliczyć VAT naliczony przy zakupie rzeczy przeznaczonej na prezent, nawet jeśli przekaże go bez VAT należnego, bo jest to prezent o małej wartości, który nie podlega opodatkowaniu VAT.
II . Upominki świąteczne dla pracowników
Przed świętami firmy obdarowują również swoich pracowników. Upominki (paczki) bądź bony towarowe dla pracowników firma może finansować ze swoich środków obrotowych lub z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs).
W zależności od źródła finansowania wydatków na upominki dla pracowników różne będą konsekwencje podatkowe zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracowników. W przypadku finansowania wydatków na paczki i bony towarowe ze środków obrotowych istnieje możliwość zaliczenia ich w firmie do kosztów podatkowych. Należy jednak zwrócić uwagę na to, aby zakup bonów lub paczek nie miał charakteru działalności socjalnej, wówczas musiałby być finansowany z zfśs. Nie można więc uzależniać ich wydawania od sytuacji życiowej lub materialnej pracowników. Wydatki na paczki i bony będą wydatkami na cele pracownicze, które jako pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodu spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych. Jeśli pracodawca będzie finansował wydatki na upominki z zfśs w ramach tzw. działalności socjalnej, to wydatki te nie będą dla niego kosztem podatkowym.
Paczki i bony a przychód pracownika
W przypadku finansowania wydatków na paczki i bony ze środków obrotowych otrzymane z tego tytułu świadczenia należy doliczyć do przychodów pracownika uzyskanych ze stosunku pracy i opodatkować. A zatem jest to mniej korzystne dla pracownika, ponieważ nie można w takiej sytuacji zastosować ulgi od podatku dochodowego.
W przypadku finansowania paczek ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych ich wartość będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości 380 zł w roku podatkowym. Od podatku dochodowego od osób fizycznych są wolne wartości otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej rzeczowych świadczeń, a także otrzymanych przez pracownika w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (art. 21, ust. 1, pkt 67 Ustawy o PIT). Przewidziany limit w wysokości 380 zł dotyczy łącznie finansowania działalności socjalnej świadczeń rzeczowych i świadczeń pieniężnych. Przekroczenie limitu w ciągu roku powoduje, że nadwyżka będzie przychodem ze stosunku pracy pracownika i będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Bony towarowe a zwolnienie od podatku
Bony towarowe, nawet jeśli będą finansowane z zfśs, nie podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego. Wolne są od podatku świadczenia rzeczowe finansowane z zfśs. Bony towarowe nie są uznawane za świadczenia rzeczowe, zgodnie z przepisami podatkowymi (art. 21, ust. 1, pkt 67 Ustawy o PIT). A zatem wartość bonów towarowych, nawet jeśli są sfinansowane z zfśs, należy doliczyć do dochodu pracownika i opodatkować.
IWONA CZAUDERNA doradca podatkowy
źródło: Eurogospodarka nr 12/2012